Highschool Tips | Merekrut Tim Kepanitiaan / Organisasi Sekolah

Memilih anggota kepanitiaan yang tepat untuk event sekolah seperti pensi atau organisasi seperti OSIS tidak selalu mudah. Awalnya, kita mungkin terpaku melihat sosok kandidat dari skill-nya, seperti jago desain, jago foto, jago beladiri, atau jago ngomong. Namun, hal itu hanya tepat untuk mengisi beberapa posisi saja seperti divisi pubdok, keamanan, maupun MC acara.

Lantas, bagaimana cara kita mendapatkan kandidat tepat untuk posisi lainnya seperti bagian logistik, transportasi, acara, bendahara,  sekretaris, sponsorship / dana usaha (danus), P3K, sampai bagian konsumsi?

Sebagai contoh untuk bagian konsumsi, biasanya kita kesulitan menguraikan kriteria kandidat berdasarkan skill-nya. Apakah seksi konsumsi harus orang yang jago masak, apakah ia suka makan enak, apakah ia sering jualan makanan di sekolah sehingga harus kita rekrut?  Sayangnya, di balik kesulitan menentukan kriteria, seringkali kita terjebak dalam jalan pintas merekrut teman terdekat yang tidak memenuhi kriteria tetapi dianggap lebih mudah dikoordinasikan.

Kalo dipikir-pikir buat apa capek-capek menggelar Open Recruitment (OR) kalau ujung-ujungnya teman se-geng yang dimasukkan?

Tentu, ada beberapa hal dasar  yang semua orang ketahui seperti pantangan untuk memilih seorang kandidat semata-mata karena Anda adalah temannya, atau pentingnya tidak terpaku pada stereotipe. Namun demikian, rekrutmen yang baik lebih dari sekedar hal-hal tersebut.

Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda dalam menyeleksi calon anggota tim Anda:

• Dalam wawancara, jangan samakan kegugupan dengan ketidakmampuan. Tidak semua orang biasa menghadapi seleksi melalui wawancara, dan tidak semua orang yang pandai berbicara mampu bekerja dengan baik dalam tim kalian. Bantu mereka menenangkan diri. Itu adalah bagian dari job description kalian sebagai rekruiter. Amati juga pola yang ada. Jika kebanyakan kandidat yang Anda wawancarai tampak gugup, mungkin Anda yang menjadi masalahnya.

• Amati tingkah laku mereka sehari-hari. Besar kemungkinan kalian bersekolah di tempat yang sama. Lihat caranya berinteraksi dengan para guru, siswa lain, dan pegawai sekolah. Lihat juga caranya mengerjakan tugas-tugasnya. Apakah ia asertif? rajin? kreatif? teratur? detail? mau bekerjasama? bekerja cepat?   Itulah cara ia berkerja dan kemungkinan besar bisa diterapkan dalam  tim Anda nantinya.

• Gunakan karakternya untuk kriteria penilaian. Karakter-karakter pada poin di atas juga bisa dijadikan kriteria penilaian untuk posisi-posisi seperti sekretaris, bendahara, seksi logistik, seksi konsumsi, dsb.

• Tulis, tulis, tulis. Catatlah struktur kepanitiaan/organisasi dan kriteria kandidat ideal Anda (bonus tip:  seksi/divisi yang berbeda membutuhkan anggota dengan kriteria yang berbeda).  Kemudian, buatlah daftar pertanyaan Anda untuk wawancara. Dengan demikian, wawancara Anda akan lebih terarah, singkat, dan padat. Pertanyaan yang sama juga memungkinkan Anda untuk benar-benar membandingkan dua kandidat yang serupa.

• Tulis, tulis, tulis (2). Catat juga berbagai hal yang Anda pelajari dari setiap kandidat selama proses seleksi. Bandingkan catatan ini dengan catatan mengenai kriteria kandidat ideal Anda. Hal ini, selain membantu Anda untuk mengingat seseorang lebih dari sekedar kesan pertamanya, juga membantu Anda membuat keputusan dalam penerimaan dan penempatan kandidat tersebut dalam tim Anda.

• Cari orang yang lebih baik dari Anda. Anda mungkin memegang posisi penting dalam tim Anda sebagai ketua/koordinator, tapi itu tidak berarti Anda sempurna. Bahkan jika Anda multi-talented atau seorang pakar, akan selalu ada bidang lain yang lebih dikuasai oleh orang lain. Suka atau tidak, itulah kenyataannya. Anda membutuhkan orang yang lebih baik dari Anda, setidaknya dalam bidang-bidang tersebut.

• Kesempurnaan sukar ditemukan. Bukannya ingin menyangkal saran di paragraf sebelumnya, namun tidak semua rekruiter berhasil menemukan orang-orang yang sesuai dengan kriteria yang diperlukan. Pastinya tolong bedakan ya ekspektasi kepanitiaan di sekolah dengan pekerjaan EO profesional. Boleh kalian belajar tahap demi tahap bagaimana cara sukses EO menggelar sebuah event. Namun, kepanitiaan di sekolah pada dasarnya adalah kesempatan untuk kalian belajar berorganisasi dan menekuni skill-skill yang tidak diajarkan di bangku sekolah.   Artinya, tidak pernah ada kandidat yang paling sempurna dalam kepanitiaan atau organisasi sekolah.

 Jika hal ini terjadi, bukalah catatan Anda dan mulailah mencari ciri-ciri orang yang cepat beradaptasi dan mau belajar. Ini juga merupakan bukti lain yang menunjukkan pentingnya bagi seorang rekruiter untuk memiliki buku catatan mengenai para kandidat yang ia seleksi.

Selamat berorganisasi!

 Powered by S1-Event Prasetiya Mulya 

Penulis                                 : Nicholas Bunjamin

(mahasiswa S1 Business Prasetiya Mulya angkatan 2014)

Editor                                   : BCH