Ngumpul Bareng OSIS, Ngumpul Bikin Successful Event

Sudah menjadi hal yang biasa ketika di era digital ini banyak sekali event yang bermunculan dengan topik-topik yang menarik untuk diikuti. Mulai dari event musik, olahraga, kompetisi akademis, pementasan teater, dan sebagainya yang bisa kita akses dengan mudah. Suatu event yang menarik tentunya membuat kita sebagai peserta dapat merasakan sensasi dan pengalaman yang menyenangkan. Dan, tidak menutup kemungkinan perasaan “euforia” kita dapatkan di masa pandemi dengan format  event yang berjalan secara online hingga hybrid.

Event yang sukses dan menarik tentunya terbangun dengan panitia yang bekerja dibalik layar. Di masa pandemi, sebagai kesatuan organisasi kita harus berpikir bagaimana membuat event yang menarik dan berdampak positif pada audiens. Situasi yang berubah cepat dari offline ke online sangat berpengaruh pada progres event yang berjalan. 

Seorang ketua dalam hal ini memegang peran penting, mengharapkan bahwa acara yang telah disusun dapat berdampak baik dan berujung sukses – sudah jadi “kebutuhan” dasar yang diinginkan oleh sosok ketua dan tentunya para anggota. Lalu, kriteria apa yang menjadi nilai dasar kesuksesan suatu acara dan bagaimana mencapainya? Semua jawaban ada di Ngumpul Bareng OSIS 2022 “The Ultimate Guide: How to Create a Successful Event” yang diselenggarakan oleh Universitas Prasetiya Mulya via daring (30/3).

Dibuka dengan MC yang penuh semangat, yaitu Javier Lukito, acara ini menyambut murid-murid dari berbagai SMA sekitar Jabodetabek. Bukan “sekadar” webinar biasa, selain menghadirkan narasumber berpengalaman, Ngumpul Bareng OSIS 2022 juga diisi dengan music performance, dan bahkan peserta disuguhkan dengan snack ringan, homemade langsung dari hasil produk bisnis  mahasiswa S1 Bisnis Prasmul.

Sesi pertama dimulai dengan Kenritz sebagai Ketua Student Board Universitas Prasetiya Mulya Periode 2020/2021, yang menerangkan bahwa ada beberapa big event kampus yang dijalankan, baik dari skala nasional maupun internasional, seperti Liga Prasmul, Eureca, ICN (Indonesian Culture and Nationalism), Social Week, Prasmul Olympics, Art Week, and last but not least, A:M Festival.

“Human resources terbaik akan membentuk sebuah event yang baik juga. Jadi, memang SDM itu menjadi kunci di sebuah event,” kata Kenritz. Lantas, bagaimana caranya mendapatkan SDM yang tepat? Salah satu kuncinya, ternyata ada di dalam proses seleksi panitia, mulai tahap persiapan (event production, indikator dan pertanyaan), open recruitment (blast open recruitment), dan proses seleksi (tahap seleksi cover letter, wawancara, dan pengumuman hasil).

Selanjutnya, sebelum event berlangsung, pembuatan proposal juga wajib diperhatikan, secara tidak langsung terdapat pemilihan indikator kesuksesan event. Dimulai dari latar belakang, manfaat dan tujuan, hingga menampilkan key performance indicators. “Ketika panitia bikin proposal, sebenarnya secara tidak langsung mereka memikirkan end goals-nya, apa tujuan dari event ini dan jadi tahu kesuksesan acara ini tuh gimana diraihnya,” ucap Kenritz dengan penuh semangat.

“Event itu sebenarnya adalah solusi dari sebuah masalah yang mungkin dialami sekian banyak orang, karena itu kita perlu melihat bagaimana event bisa memberikan dampak untuk orang lain, khususnya yang mengikuti event tersebut,” tutur Adam Juan yang saat ini berperan sebagai Ketua Himpunan Mahasiswa S1 Event Universitas Prasetiya Mulya (CARYA). Akan tetapi, melihat situasi pandemi, semua penyelenggara acara harus memutar otak. Apa yang membuat suatu event yang berdampak dan bermanfaat bagi orang-orang?

Adam menuturkan bahwa banyak sekali cara yang dapat kita gunakan untuk membuat event yang berdampak bagi orang-orang sebagai berikut:

1. Curiosity – memiliki sikap ingin mencari tahu dan memperbanyak referensi.
2. Drafting – menulis ide-ide secara kasar dan dapat dikembangkan.
3. Sharing – berdiskusi dengan teman-teman panitia untuk memperkaya perspektif sehingga ide bisa semakin matang.

Adam juga menambahkan bahwa penting adanya evaluasi dari audiens dan juga panitia. Tentu di setiap event kita bisa meminta feedback pada audiens yang mengikuti event agar bisa menjadi masukan baik dari segi rundown, teknisi, MC atau moderator, pemilihan narasumber, dan masih banyak lagi. “Evaluasi itu hal yang wajib dilakukan dan sebenarnya sangat perlu agar di event selanjutnya kita bisa improve lagi,” tutur Adam.

Adam sendiri berkelut dalam bidang acara dan pariwisata membagikan pengalamannya saat menyusun Asa Bentala 2021 dan sejumlah proyek lain di Himpunan Mahasiswa S1 Event CARYA. “Sewaktu bergabung di Asa Bentala 2021 awalnya ingin membuat exhibition besar di Jakarta. Namun, karena Covid-19, akhirnya kita memutuskan menyelenggarakan event secara online dan saya mendapatkan pengalaman seru dari feedback tiap audiens yang menikmati event-nya,” tutur Adam.

Leoni Sihombing menambahkan insight berkat keahliannya di berbagai penyelenggaraan  acara. Selaku Pemimpin Redaksi dan Komunitas dari GADIS Media, ia telah melihat perkembangan GADIS Media yang memiliki banyak event, salah satunya GADIS Sampul. Ketika pandemi membalikkan situasi, GADIS Media harus mencari dobrakan baru dalam menyajikan signature event yang tadinya biasa disajikan sebagai offline event menjadi online, tanpa mengurangi esensi dan tetap bisa dinikmati oleh semua orang. 

“Yang namanya signature event butuh sesuatu yang mana itu bisa menjadi menarik dan lebih menarik lagi tiap tahunnya dan ditunggu terus sama orang, itu yang kalian harus cari,” tutur Leoni semangat. Ia merumuskan tiga hal penting dalam membuat suatu acara agar berjalan dengan maksimal: 

1. Adjust – mencari suatu tema yang relatable dengan situasi sekarang.
2. Adapt – alias kemampuan menjadi fleksibel dalam mempersiapkan event baik itu online/hybrid atau offline event.
3. Evolve – suatu event harus bisa punya attraction point yang berbeda  dari tahun sebelumnya.

Ketiga prinsip tersebut juga akan membantumu membangun audience impression saat menjaring sponsor. Maka dari itu, kalau kalian mempromosikan suatu event, jangan lupakan the power of influencers, KOL, komunitas, hingga media partner!

Dengan ketidakpastian situasi akhir-akhir ini, wajar sebagai panitia merasa cemas akan keberhasilan event. Namun, persiapan yang matang dan semangat  semua panitia pasti membuahkan hasil terbaik. Dengan mencari banyak referensi, menyiapkan event proposal dengan matang, dan masih banyak cara lainnya yang bisa kita lakukan untuk mewujudkan event sukses dan juga berdampak positif bagi orang banyak..